Indiferent de domeniul în care activezi, întotdeauna vor exista clienți care nu își vor achita datoriile. Transmiți facturi care nu sunt plătite și încercările de a contacta debitorii eșuează? Sau poate tot ce primești din partea clienților sunt scuze sau justificări de neplată. Ce e de făcut în această situație?

La un moment dat, majoritatea companiilor apelează la sprijinul unui specialist în colectarea creanțelor. Companiile de colectare sunt specializate în recuperarea creanțelor care au scadența depășită – în mod uzual, cele cu depășire de 90 de zile sau mai mult. Aceste companii se specializează pe diverse modalități de comunicare pentru a ajunge la debitori și a-i convinge să plătească: apeluri telefonice, scrisori și e-mail-uri. În anumite situații, apelează la suport juridic, in cazul în care colectarea amiabilă eșuează. În fiecare an, agențiile de colectare returnează în economia românească sume importante, care altfel ar fi rămas blocate în creanțe neîncasate.

Agențiile de colectare care sunt eficiente în procesul de colectare au în principal o înțelegere foarte bună a tacticilor și strategiilor de aplicat fiecărui debitor, pentru a asigura o eficiență maximă. Aceste companii dețin instrumentele și tehnologia necesare pentru a identifica persoanele care și-au schimbat numărul de telefon sau sediul. Pe lângă eforturile de colectare de bază, unele agenții oferă servicii de management al creanțelor, cum ar fi imprimarea, transmiterea electronică și prin poștă a facturilor, servicii de notificare scadență sau urmărirea încasărilor.

Cu toate că pe piața de colectare există unele agenții cu renume, acest segment de servicii nu beneficiază de cea mai bună reputație. Cauza principală este abordarea lipsită de scrupule, agresivă sau la limita legalității pe care unii recuperatori de creanțe au abordat-o în trecut. Având în vedere însă atât prevederile legislative existente în prezent în România, cât și interesul constant pentru reglementarea acestui sector, cu siguranță orice agenție de colectare respectabilă se va conforma respectării legii și regulilor de bună conduită în domeniu.

În cazul în care te-ai decis să apelezi la serviciile unei agenții de colectare, este important ca mai întâi să faci o mică cercetare și să identifici ce anume diferențiază o agenție bună față de concurență. De asemenea, este esențial să identifici o agenție experimentată, profesionistă și familizarizată cu domeniul tău de activitate. Nu orice agenție de colectare va fi o potrivire bună.

Iată mai jos câteva sfaturi pentru selectarea unei agenții de colectare potrivită pentru necesitățile companiei tale:

1. Când apelezi la o agenție de colectare?
Majoritatea companiilor trimit spre colectare facturile cu scadența depășită între 90-120 de zile. Dacă aștepți mai mult de-atât, șansele de recuperare scad vertiginos. În general, este momentul să te gândești la apelarea serviciilor unei companii de colectare atunci când:

un client nou nu răspunde la prima încercare de a recupera o datorie. Atunci când nu ai un istoric de colaborare cu un client, sunt șanse mari ca acesta să refuze plata sau să nu fi avut de la început intenția de a plăti;
ai agreat un grafic de plăți, dar clientul nu îl respectă. Clienții care în continuare nu achită, chiar dacă le-ai acordat o concesie, probabil nu își vor schimba atitudinea în viitor;
un client refuză integral obligația de plată. Fără intervenția unei agenții de colectare, aceste datorii sunt rareori recuperate;
clientul aduce acuzații sau plângeri nefondate în legătură cu produsele sau serviciile tale, ca scuză pentru neplată. În majoritatea cazurilor, acestea sunt doar tertipuri pentru a scăpa de obligația de a plăti.
2. Cum selectezi o agenție de colectare?
În România există câteva sute de companii de colectare, fiecare fiind diferită în felul ei. Unele sunt specializate în retail (facturi utilități, credite de consum etc.), în timp ce altele se adresează sectorului business-to-business. Agențiile mai mari adesea se adresează ambelor sectoare. Există agenții care deservesc doar companiile mici și mijlocii sau doar companiile mari. Pot, de asemenea, să aibă o prezență locală sau națională. În general, este important să apelezi la o agenție cu experiență în industria ta. Astfel, te asiguri că agenția este familiarizată cu terminologia, regulile și legislația aferente domeniului în care activezi.

3. Aspecte legale, de integritate și standarde
Atunci când selectezi o agenție de colectare, integritatea și reputația sunt printre cele mai importante aspecte. Nu alege niciodată o companie cu standarde îndoielnice, chiar dacă aceasta dovedește că are rezultate și a avut success în recuperare. Dezvoltarea unei reputații negative, prin abordarea unor practici abuzive sau de hărțuire a debitorilor, îți poate afecta atât reputația, cât și relațiile cu clienții existenți și potențiali. Pe lângă acest aspect, ar trebui să fii atenți la numărul de procese în instanță pe care le are o agenție sau la promisiunile nerealiste legate de rata de succes – în general, maximum două treimi din creanțe se colectează în cadrul procesului de colectare, adeseori procentajul fiind chiar mai mic.

4. Costurile colectării
Există mulți factori care pot influența tarifele aplicate de o agenție de colectare, cuprinzând, în principal, mărimea portofoliului de creanțe, acțiunile necesare pentru colectare, vechimea datoriilor, experiența agenției. Majoritatea agențiilor au o structură diferențiată a costurilor în funcție de sumă și vechime, iar majoritatea percep doar un comision de succes în momentul recuperării sumelor.

Multe persoane confundă agențiile de colectare cu companiile care cumpără creanțe. Agențiile de colectare sunt plătite cu un procent din suma pe care o recuperează, dar acestea nu dețin creanța. În momentul colectării sumei, acestea transferă către tine suma colectată, mai puțin comisionul aferent. Companiile care cumpără creanțe, pe de altă parte, achiziționează creanțele la o valoare mai mică decât cea nominală și păstrează integral sumele colectate. Sumele percepute ca procentaj din valoarea recuperată sunt cunoscute drept costuri de colectare. Acestea pot varia de la 2-3% pentru sume mari cu întârzieri mici și pot ajunge la 25-35% pentru sumele cu întârzieri mari (peste un an).

Ceea ce multe companii nu realizează este că aceste comisioane pot fi negociate. În special dacă ai de colectat o sumă consistentă, poți negocia un comision mai mic. De asemenea, având în vedere că există numeroși concurenți în piață, ar trebui să faci o comparație a tarifelor de la mai multe companii. Ține cont însă de faptul că cel mai mic comision nu îți garantează și cel mai bun rezultat. Deși mai rar, o agenție de colectare ar putea să perceapă un comision fix pentru serviciile oferite. Acest lucru se aplică în general pentru datoriile de până la 90 de zile pentru servicii denumite pre-colectare.

5. Tehnologia utilizată și pregătirea personalului
Cele mai performante agenții de colectare dețin instrumentele și resursele necesare pentru a asigura cele mai bune rate de recuperare: infrastructură, parteneriate cu alte agenții și cabinete de avocatură, personal experimentat și bine pregătit. Tehnologia de avut în vedere cuprinde:

servicii de „Skip Tracing”, care presupun localizarea debitorilor greu de găsit. În general, se utilizează baze de date care permit agențiilor de colectare să identifice debitorii care și-au schimbat adresa;
tehnologii digitale, care completează clasicele apeluri telefonice și scrisori prin poștă, permițând clienților să negocieze plățile și disputele online. Acest luctu este potrivit debitorilor mai tineri și persoanelor cărora nu le este confortabil să discute aceste probleme la telefon;
fluxuri automatizate ce pot fi personalizate, ce permit adaptarea procesului de colectare pe profilul fiecărui debitor. Adaptarea fluxurilor permite companiilor de colectare să personalizeze fiecare caz conform specificului respectivului dosar de recuperare. Adesea, comunicarea electronică, prin e-mail, este prima formă de comunicare, mai degrabă decât trimiterea unei scrisori formale;
accesul online în sistemul de colectare, care îți permite să monitorizezi statusul dosarelor tale și să comunici cu agenția de colectare. Acest lucru este util în special în cazul în care ai mai multe dosare de recuperare alocate unei agenții. Astfel, poți vedea în mod transparent stadiul la zi al dosarelor de recuperare, fără a fi nevoie să telefonezi sau să aștepți raportările periodice.
Pregătirea personalului agenției de colectare este, de asemenea, crucială. Vei dori să selectezi o companie ai cărei angajați sunt buni negociatori, cu experiență în domeniu. Discută direct cu persoana care va prelua dosarul pentru o mai bună evaluare a capacităților acesteia.

A decide dacă și când vei apela la o agenție de colectare este, bineînțeles, o alegere personală. Dar odată ce devine clar că ai epuizat toate opțiunile pe care le ai la dispoziție, fără a avea vreun rezultat, este recomandabil să lași datoria în grija unei agenții specializate. Este mai bine să recuperezi chiar și o parte mai mică din datorie decât deloc.

Sursa: Avocatnet